prosedur administrasi

PROSEDUR ADMINISTRASI

Proses administrasi mempunyai tiga bagian yang sangat besar, yaitu tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja.

Agar dapat membedakan masing-masing pengertian, maka berikut ini adalah arti tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja.

1. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia.
2. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.
3. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.

Dari kelompok kami mengambil suatu contoh proses administrasi dari program BEASISWA BIDIK MISI yaitu beasiswa pendidikan bagi calon mahasiswa berprestasi dari keluarga yang kurang mampu.

Dimana proses administrasi dari program bidik misi ini mempunyai Ketentuan Umum dan Ketentuan Khusus yang sudah kami jabarkan pengertiannya.

Unsur-unsur Administrasi

1. Organisasi
Adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupaÜ penyusunan suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerjasama dengan cara mengelompokkan pekerjaan – pekerjaan yang harus dilakukan, membagi tugas diantara para pejabat yang harus melaksanakan, menetapkan wewenang dan tanggung jawab masing – masing, serta menyusun jalinan hubungan diantara para pejabatnya.Adalah sistem usaha kerjasama sekelompok orang yang terikatÜ secara formal untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
2. Manajemen
Adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penggerakkanÜ orang – orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar – benar tercapai.
Adalah kemampuan manajer untuk menggerakkan orang dan mengerahkanÜ segenap fasilitas yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
3. Komunikasi
Adalah rangkaianÜ kegiatan penataan yang berupa penyampaian warta dari seseorang kapada pihak lain dalam kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.
Adalah proses penyampaianÜ informasi atau berita dari satu pihak kepada pihak lain melalui media sehingga timbul adanya timbal balik dan saling pengertian.
4. Kepegawaian
Adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupaÜ penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahaan informasi.
Adalah suatu prsosesÜ untuk merencanakan, mengembangkan dan memelihara potensi yang ada pada manusia untuk mencapai tujuan.
5. Perbekalan
Adalah kegiatanÜ mengadakan, mendayagunakan, dan memlihara sarana dan prasarana serta menyingkirkan sarana dan prasarana yang sudah tidak layak lagi digunakan.
6. Keuangan
Adalah proses yang berkenaan denganÜ pengadaan, pengalokasian, penggunaan dan pertanggungjawaban tentang uang.
7. Ketatausahaan
Adalah proses menghimpun, mencatat,Ü mengolah, mengirim dan menyimpan bahan – bahan informasi.
8. Hubungan Masyarakat
Adalah proses kegiatan mengadakan dan memelihara hubungan,Ü baik dengan hubungan internal maupun hubungan eksternal.

Artikel tentang Otomatisasi Perkantoran mengenai

Video Teleconferen.

Otomatisasi adalah Penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor (office automation atau oa) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

Ada 11 aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:

1. WORD PROCESSING

2. ELECTRONIK MAIL

3. VOICE MAIL

4. ELECTRONIC CALENDARING

5. AUDIO CONFERENCING

6. VIDEO CONFERENCING

7. COMPUTER CONFERENCING

8. FACSIMILE TRANSMISSION

9. VIDEOTEXT

10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL

11. DESKTOP

Pada pekan ini mari kita membahas sedikit tentang VIDEO CONFERENCE atau telekonferensi lewat video, adalah gabungan antara audio conference dengan video conference, sehingga lawan bicara kita bisa saling bertatap muka. Lewat video conference maka lawan bicara yang berada di lokasi-lokasi berjauhan bisa saling berembuk dan bisa saling melihat wajahnya.

Video conference yang juga dikenal dengan video teleconference adalah suatu teknologi telekomunikasi interaktive yang memungkinkan dua lokasi atau lebih untuk berinteraksi lewat video dan audio secara simultan. Video conference berbeda dengan videophone yang memang di desain untuk melayani video antar dua orang secara individu. Teknologi utama yang digunakan dalam sistem video conference adalah kompresi digital dari suara dan video stream yang real time.

Teknologi video conference tidak lepas dari kemajuan teknologi kompresi audio dan video. Dengan banyaknya teknik kompresi yang ada saat ini memungkinkan audio dan video dapat dikirim secara bersamaan dalam jaringan dengan banwidth yang seefisien mungkin dan dengan kualitas yang dapat diterima. Hardware atau software yang melakukan fungsi kompresi disebut dengan codec (coder/decoder). Codec merupakan singkatan dari compresi-decompresi yang merupakan proses pembungkusan suara ataupun video analog menjadi data digital dengan metoda tertentu sehinggga pengiriman suara atau video dapat dilakukan dalam bentuk paket-paket data. Codec dapat melewatkan suara atau video dalam jaringan IP dengan bandwidth yang kecil dan kualitas yang masih dapat diterima. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.

Otomatisasai Perkantoran

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.