prosedur administrasi

PROSEDUR ADMINISTRASI

Proses administrasi mempunyai tiga bagian yang sangat besar, yaitu tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja.

Agar dapat membedakan masing-masing pengertian, maka berikut ini adalah arti tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja.

1. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia.
2. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.
3. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.

Dari kelompok kami mengambil suatu contoh proses administrasi dari program BEASISWA BIDIK MISI yaitu beasiswa pendidikan bagi calon mahasiswa berprestasi dari keluarga yang kurang mampu.

Dimana proses administrasi dari program bidik misi ini mempunyai Ketentuan Umum dan Ketentuan Khusus yang sudah kami jabarkan pengertiannya.

Unsur-unsur Administrasi

1. Organisasi
Adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupaÜ penyusunan suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerjasama dengan cara mengelompokkan pekerjaan – pekerjaan yang harus dilakukan, membagi tugas diantara para pejabat yang harus melaksanakan, menetapkan wewenang dan tanggung jawab masing – masing, serta menyusun jalinan hubungan diantara para pejabatnya.Adalah sistem usaha kerjasama sekelompok orang yang terikatÜ secara formal untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
2. Manajemen
Adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penggerakkanÜ orang – orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar – benar tercapai.
Adalah kemampuan manajer untuk menggerakkan orang dan mengerahkanÜ segenap fasilitas yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
3. Komunikasi
Adalah rangkaianÜ kegiatan penataan yang berupa penyampaian warta dari seseorang kapada pihak lain dalam kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.
Adalah proses penyampaianÜ informasi atau berita dari satu pihak kepada pihak lain melalui media sehingga timbul adanya timbal balik dan saling pengertian.
4. Kepegawaian
Adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupaÜ penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahaan informasi.
Adalah suatu prsosesÜ untuk merencanakan, mengembangkan dan memelihara potensi yang ada pada manusia untuk mencapai tujuan.
5. Perbekalan
Adalah kegiatanÜ mengadakan, mendayagunakan, dan memlihara sarana dan prasarana serta menyingkirkan sarana dan prasarana yang sudah tidak layak lagi digunakan.
6. Keuangan
Adalah proses yang berkenaan denganÜ pengadaan, pengalokasian, penggunaan dan pertanggungjawaban tentang uang.
7. Ketatausahaan
Adalah proses menghimpun, mencatat,Ü mengolah, mengirim dan menyimpan bahan – bahan informasi.
8. Hubungan Masyarakat
Adalah proses kegiatan mengadakan dan memelihara hubungan,Ü baik dengan hubungan internal maupun hubungan eksternal.

Artikel tentang Otomatisasi Perkantoran mengenai

Video Teleconferen.

Otomatisasi adalah Penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor (office automation atau oa) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

Ada 11 aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:

1. WORD PROCESSING

2. ELECTRONIK MAIL

3. VOICE MAIL

4. ELECTRONIC CALENDARING

5. AUDIO CONFERENCING

6. VIDEO CONFERENCING

7. COMPUTER CONFERENCING

8. FACSIMILE TRANSMISSION

9. VIDEOTEXT

10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL

11. DESKTOP

Pada pekan ini mari kita membahas sedikit tentang VIDEO CONFERENCE atau telekonferensi lewat video, adalah gabungan antara audio conference dengan video conference, sehingga lawan bicara kita bisa saling bertatap muka. Lewat video conference maka lawan bicara yang berada di lokasi-lokasi berjauhan bisa saling berembuk dan bisa saling melihat wajahnya.

Video conference yang juga dikenal dengan video teleconference adalah suatu teknologi telekomunikasi interaktive yang memungkinkan dua lokasi atau lebih untuk berinteraksi lewat video dan audio secara simultan. Video conference berbeda dengan videophone yang memang di desain untuk melayani video antar dua orang secara individu. Teknologi utama yang digunakan dalam sistem video conference adalah kompresi digital dari suara dan video stream yang real time.

Teknologi video conference tidak lepas dari kemajuan teknologi kompresi audio dan video. Dengan banyaknya teknik kompresi yang ada saat ini memungkinkan audio dan video dapat dikirim secara bersamaan dalam jaringan dengan banwidth yang seefisien mungkin dan dengan kualitas yang dapat diterima. Hardware atau software yang melakukan fungsi kompresi disebut dengan codec (coder/decoder). Codec merupakan singkatan dari compresi-decompresi yang merupakan proses pembungkusan suara ataupun video analog menjadi data digital dengan metoda tertentu sehinggga pengiriman suara atau video dapat dilakukan dalam bentuk paket-paket data. Codec dapat melewatkan suara atau video dalam jaringan IP dengan bandwidth yang kecil dan kualitas yang masih dapat diterima. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.

Otomatisasai Perkantoran

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

sistem kearsipan

SISTEM KEARSIPAN

A. PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.

Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Mempunyai arti

2. Masih mempunyai kegunaan

3. Disimpan dengan teratur.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :

1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :

1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :

a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.

b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.

c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:

1. Penciptaan arsip/warkat

2. Pemiliha arsip/warkat

3. Pengendalian arsip/warkat

4. Penyimpanan arsip/warkat

5. Perawatan arsip/warkat

6. Pemusnahan arsip/warkat

B. JENIS ARSIP DAN RECORD

Macam-macam Arsip adalah:

1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :

a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.

b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder

Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan

Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya.

3. Arsip Sentral dan Arsip Unit

Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.

Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.

4. Makro dan mikro arsip

Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat.

Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit.

5. Arsip statis dan arsip dinamis

6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.

Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah

Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.

Macam-macam record

1. Menurut subjek atau isi

1. Financial record
2. Inventori record
3. Personal record
4. Sales record
5. Production record

2. Menurut bentuk wujudnya

1. Surat
2. Naskah perjanjian
3. Akta pendirian perusahaan
4. Notulen rapat
5. Laporan-laporan
6. Kuitansi dll

3. Menurut kegunaannya

1. Record yang mempunyai guna informatif
2. Record yang mempunyai guna yuridis
3. Record yang mempunyai guna ilmiah
4. Record yang mempunyai guna historis

4. Menurut sifat atau kepentingannya

1. Record non esensual
2. Record yang diperlukan
3. Record yang penting
4. Record vital

C. FUNGSI DAN KEGUNAAN ARSIP

Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :

1. Fungsi dinamis

2. Fungsi statis

Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :

1. Sebagai alat penyimpanan warkat

2. Sebagai alat bantuan perpustakaan

3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil.

4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:

1. Arsip aktif

2. Arsip semi aktif

3. Arsip in aktif

Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor

Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.

Kegunaan Arsip

a. Menurut Milton Reilzfeld yaitu :

1. Values for administrative use

2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)

3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)

4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)

5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)

6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)

b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu

1. Guna informatoris

2. Guna yuridis

3. Guna historis

4. Guna ilmiah

c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi:

1. Nilai guna primer meliputi :

• Nilai guna administrasi
• Nilai guna hukum
• Nilai guna keuangan
• Nilai guna ilmiah dan teknologi

2. Nilai Guna sekunder meliputi :

• Nilai guna kebuktian
• Nilai guna informasional

Dari berbagai sumber di atas dapat disimpulkan bahwa nilai guna arsip yaitu :

1. Untuk kegunaan administrasi

2. Untuk kegunaan hukum

3. Untuk kegunaan keuangan

4. Untuk kegunaan haluan organisasi

5. Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi

6. Untuk kegunaan sejarah

7. Untuk kegunaan keperluan penelitian

8. Untuk kegunaan penerangan

D. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu :

1. Lemari arsip

1. Filling cabinet —à untuk menyimpan arsip secara vertikal
2. Lateral filling cabinet

2. Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)

Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran

3. Map arsip (folder)

E. SISTEM KEARSIPAN

Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

• Kearsipan Sistem abjad

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

•  Kearsipan sistem subjek

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan

pokok soal/masalah

• Kearsipan Sistem wilayah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,

seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

•  Kearsipan Sistem Nomor

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan

kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

•  Kearsipan Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan

tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau

sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26