sistem kearsipan

SISTEM KEARSIPAN

A. PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.

Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Mempunyai arti

2. Masih mempunyai kegunaan

3. Disimpan dengan teratur.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :

1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :

1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :

a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.

b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.

c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:

1. Penciptaan arsip/warkat

2. Pemiliha arsip/warkat

3. Pengendalian arsip/warkat

4. Penyimpanan arsip/warkat

5. Perawatan arsip/warkat

6. Pemusnahan arsip/warkat

B. JENIS ARSIP DAN RECORD

Macam-macam Arsip adalah:

1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :

a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.

b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder

Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan

Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya.

3. Arsip Sentral dan Arsip Unit

Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.

Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.

4. Makro dan mikro arsip

Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat.

Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit.

5. Arsip statis dan arsip dinamis

6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.

Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah

Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.

Macam-macam record

1. Menurut subjek atau isi

1. Financial record
2. Inventori record
3. Personal record
4. Sales record
5. Production record

2. Menurut bentuk wujudnya

1. Surat
2. Naskah perjanjian
3. Akta pendirian perusahaan
4. Notulen rapat
5. Laporan-laporan
6. Kuitansi dll

3. Menurut kegunaannya

1. Record yang mempunyai guna informatif
2. Record yang mempunyai guna yuridis
3. Record yang mempunyai guna ilmiah
4. Record yang mempunyai guna historis

4. Menurut sifat atau kepentingannya

1. Record non esensual
2. Record yang diperlukan
3. Record yang penting
4. Record vital

C. FUNGSI DAN KEGUNAAN ARSIP

Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :

1. Fungsi dinamis

2. Fungsi statis

Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :

1. Sebagai alat penyimpanan warkat

2. Sebagai alat bantuan perpustakaan

3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil.

4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:

1. Arsip aktif

2. Arsip semi aktif

3. Arsip in aktif

Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor

Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.

Kegunaan Arsip

a. Menurut Milton Reilzfeld yaitu :

1. Values for administrative use

2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)

3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)

4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)

5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)

6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)

b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu

1. Guna informatoris

2. Guna yuridis

3. Guna historis

4. Guna ilmiah

c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi:

1. Nilai guna primer meliputi :

• Nilai guna administrasi
• Nilai guna hukum
• Nilai guna keuangan
• Nilai guna ilmiah dan teknologi

2. Nilai Guna sekunder meliputi :

• Nilai guna kebuktian
• Nilai guna informasional

Dari berbagai sumber di atas dapat disimpulkan bahwa nilai guna arsip yaitu :

1. Untuk kegunaan administrasi

2. Untuk kegunaan hukum

3. Untuk kegunaan keuangan

4. Untuk kegunaan haluan organisasi

5. Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi

6. Untuk kegunaan sejarah

7. Untuk kegunaan keperluan penelitian

8. Untuk kegunaan penerangan

D. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu :

1. Lemari arsip

1. Filling cabinet —à untuk menyimpan arsip secara vertikal
2. Lateral filling cabinet

2. Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)

Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran

3. Map arsip (folder)

E. SISTEM KEARSIPAN

Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

• Kearsipan Sistem abjad

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

•  Kearsipan sistem subjek

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan

pokok soal/masalah

• Kearsipan Sistem wilayah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,

seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

•  Kearsipan Sistem Nomor

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan

kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

•  Kearsipan Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan

tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau

sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26

MENYUSUN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

MENYUSUN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:

1.   Berdasarkan urutan masuk; dan

     2.   Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

 Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain.

1. Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk

Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh :

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

- Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

- Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan

Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan  melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting  akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain.

3.   Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.

Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut: 

1. Menerima dan menghimpun surat.
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.
3. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.
4. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.
5. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

Mengatur kegiatan rapat pimpinan.

Seorang sekretaris tentunya bertugas membantu meringankan setiap pekerjaan atau kegiatan pimpinan, termasuk kegiatan rapat. Sebelum rapat diselenggarakan seorang sekretaris harus mengatur kegiatan rapat pimpinan dengan baik dan professional. Selain itu seorang sekretaris memahami pentingnya rapat yang akan diselenggarakan.

Tujuan diadakannya rapat merupakan tempat atau kesempatan untuk memecahkan atau mencari jalan keluar, yang didalamnya berisi informasi-informasi penting dari kegiatan saling bertukar fikiran atau pendapat sehingga menghasilkan keputusan yang tepat dan disetujui oleh peserta rapat.

Seorang sekretris mampu membedakan jenis rapat yang akan di selenggarakan, seperti apakah itu rapat resmi, rapat tidak resmi atau rapat yang bersifat tidak mengikat.

Rapat resmi mempunyai ciri : adanya hal yang sangat penting, dibuatnya pemberitahuan atau undangan, serta adanya aturan protokol.

Rapat tidak resmi : dilaksanakan dalam kantor dimana yang hadir adalah pimpinan dan staffnya, rapat biasanya terjadi mendesak atau seara tiba-tiba, kebanyakan dalam rapat adalah diskusi.

Bersifat mengikat : rapat yang diselenggarakan untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat.

Setelah seorang sekretaris mengetahui hal-hal tersebut maka harus segera membuat perencanaan rapat.

Dalam hal ini sekretaris berperan penting untuk menentukan produktivitas rapat, tugas seorang sekretaris yang sangat perlu diperhatikan dalam merencanakan rapat yang bersifat resmi yaitu persiapan ruang dan tata ruang rapat, ruangan sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di operatin room atau conference bisa juga di hotel, selain iu persiapkan pula tata ruang rapat sehingga seorang sekretaris dpat menyesuaikan ruangan dengan jumlah partisipan rapat.

Tugas selanjutnya yang juga perlu perhatian seorang sekretaris yaitu membuat surat undangan rapat, surat dibuat dengan sebaik dan seefektif mungkin.

Menyusun acara atau agenda rapat, disusun secara tepat, waktu, tempat dan acara tersusun jelas dan berurutan, selain itu seorang sekretaris mempersiapkan daftar hadir berbentuk buku tamu ataupun lembaran yang telah dibuat sekretaris, tujuan dibuatnya daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai bukti serta dokumentasi.

Tugas yang utama dalam mengadakan kegiatan rapat adalah mempersiapkan bahan rapat, bahan rapat di buat jauh sebelum rapat dilaksanakan, yang harus dipersiapkan adalah hasil rapat sebelumnya, bahan materi rapat serta alat tulis kantor.

Hal-hal lainyang sangat menunjang kegiatan rapat yaitu papan tulis, ohp, power point, dokumentasi dll, sekretaris harus menyiapkan peralatan rapat yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan rapat.

Membuat catatan hasil rapat (notulis), catatan laporan singkat tentang hasil rapat disebut otula, fungsi notula sebagai bukti telah diadakan rapat , sumber informasi, sebagi landasan rapat berikutnya dan sebagai media pengingat. Notula berisi hal-hal penting yang menyebutkan rincian tentang semua pelaksanaan rapat, lalu notula disahkan oleh ketua rapat.

Pengiriman hasil rapat merupakan tulisan singkat secara jelas, kemudian disampaikan kembali kepada seluruh peserta rapat yang hadir.

Tindak lanjut rapat meliputi keputusan yang harus ditindak lanjuti pada pertemuan berikutnya

 HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS  YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT

Merupakan suatu pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah. Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh. Kegiatan yang sudah terperinci Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya,

• mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan
• mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat .
• mengatur jadwal/kegiatan pimpinan 8.mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya .
• mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi

Rapat adalah cara yang baik untuk brainstorming, menciptakan ide-ide baru, dan untuk mengembangkan strategi. Anda tidak dapat mengadakan rapat tanpa alasan yang jelas. Sebelum rapat berlangsung, maka semua orang harus mengetahui tujuan rapat tersebut, apa yang akan dibahas dan apa yang akan dicapai.

Sebelum pertemuan dimulai, Anda harus mengetahui cara mengatur rapat yang efektif dan perlu merencanakan terlebih dahulu beberapa hal. Anda akan perlu mengetahui agenda Anda,siapa saja yang akan datang kepertemuan itu, tujuan dari pertemuan tersebut, juga Anda akan memerlukan ruang dan bahan untuk melakukan pertemuan. Akhirnya, Anda akan cara bagaimana untuk mewujudkan rapat yang sukses.

Lokasi pertemuan juga merupakan aspek penting untuk dipertimbangkan, jangan mencari tempat rapat didaerah entah berantah, bermil-mil jauhnya dari semua orang. Oleh karena itu Anda harus memilih tempat yang nyaman bagi semua orang. Juga, jika Anda akan mengadakan sejumlah pertemuan, Anda mungkin akan ingin menahan mereka di tempat yang sama. Hal ini untuk mencegah kebingungan yang akan berlangsung. Anda akan ingin memastikan bahwa lokasi tersebut cukup besar untuk menampung semua anggota. Pastikan ruangan nyaman, cukup terang dan dilindungi dari penyusup atau gangguan.