perjalanan dinas pimpinan

PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Sebagai seorang eksekutif, pimpinan pasti akan banyak melakukan perjalanan dinas, baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Secara umum beberapa hal yang banyak dilakukan oleh seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan meliputi pengurusan tiket pesawat, memesan hotel, menyiapkan bahan-bahan yang perlu dibawa oleh pimpinan dan mengatur jadwal perjalanan dan acara yang diikuti oleh pimpinan.

1. Pengertian dan macam Perjalanan Dinas Pimpinan

1.1.   Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan                      : Suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat

Dinas                              : Melakukan tugas, kewajiban

Perjalanan Dinas Pimpinan                : Kegiatan pimpinan bepergian ke suatu tempat-tempat tertentu dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan.

Macam Perjalanan Dinas

Domestik                        : Perjalanan Dinas Pimpinan hanya lingkup dalam negeri

Internasional                 : Perjalanan Dinas pimpinan ke luar negeri

1.2.   Perencanaan Perjalanan Dinas Pimpinan

           Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang, dan usaha (cara) yang efektif untuk mencapainya. Perencanaan bukan merupakan suatu tindakan, tetapi suatu proses, yaitu suatu proses yang tidak ada yang tidak mempunyai penyelesaian atau titik akhir.Hal ini dikarenakan perencanaan adalah suatu tindakan pemimilhan yang terbaik/menguntungkan dari berbagai alternative dalam usaha pencapaian tujuan.

           Perencanaan mempunyai 2 kompunen, yaitu yang bersifat pesimis dan optimis. Bersifat pesimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang diinginkan tidak akan terjadi, sedangkan yang bersifat optimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang diinginkan akan terlaksana.

Seorang sekretaris harus mengetahui kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku dalam perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus memperhatikan hak masing-masing pimpinan, apakah berhak menggunakan fasilitas kelas utama, ekonomi, atau dapatkah menentukan sendiri. Apabila pengaturan agak rumit, sebaiknya secretaris menghubungi biro perjalanan, untuk mengatur perjalanan ke luar negeri. Biro perjalanan ini akan sangat membantu kelancaran, tetapi tanggung jawab tetap berada pada sekretaris atas terlaksananya keinginan pimpinan.

Sekretaris harus mengetahui kemana saja pimpinan akan pergi, setelah pimpinan memberitahu tentang keberangkatannya, maka sekretaris mulai mengumpulkan segala keterangan yang diperlukan secara lengkap, jelas dan terinci, sehingga mudah untuk dibuat jadwalnya.

Keterangan-keterangan yang diperlukan antara lain :

v Tujuan Perjalanan, persinggahan atau perhentian, baik pada waktu berangkat, kembali atau keduanya.

v Tanggal keberangkatan dan tanggal kembalinya

v Tanggal, waktu, tempat, dan dengan siapa saja membuat janji bertemu

v Waktu yang dipilih untuk keberangkatan

v Persiapan transportasi, dengan menggunakan pesawat, kapal laut, kereta api atau mobil.

v Jenis pelayanan yang dikehendaki kelas utama atau ekonomi

v Hotel yang dikehendaki

v Angkutan apa yang diperlukan disetiap kota yang dikunjungi

1.3.   Arti dan Tugas Sekretaris

           Sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu dari kata Secretum yang artinya adalah rahasia. Sedangkan orang yang memegang rahasia dinamakan secretaium atau secretarius (B. Inggris : Secretary). Sekretaris adalah Orang yang dipercaya untuk memegang rahasia perusahaan atau rahasia kantor. Tugas utamanya selain mengerjakan administrasi kantor juga menjadi asisten manajer atau asisten pemimpin perusahaan.

           Peran Sekretaris berdasarkan kedudukan serta golongan dalam organisasi terbagi tiga, yaitu :

·         Berdasarkan luas ruang lingkup dan tanggung jawab dalam pekerjaan

·         Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

·         Berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi

Peran Sekretaris berdasarkan luas ruang lingkup dan tanggung jawab dalam pekerjaan terbagi menjadi 2, yaitu :

1.      Private Secretary (Sekretaris pribadi)

Yaitu: Sekretaris yang bekerja untuk satu orang, misalnya direktur, menteri atau pengusaha. Sekretaris pribadi mempertanggung jawabkan pekerjaan langsung kepada atasan yang dibantunya

2.      Administrative Assistant (Sekretaris eksekutif)

Yaitu : Sekretaris yang bekerja untuk administrasi manajemen puncak. Ruang lingkup sekretaris eksekutif dibantu oleh beberapa staf dalam menangani pekerjaannya.

Peran Sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja terbagi menjadi 2, yaitu :

1.      Yunior Secretary (Sekretaris Yunior)

Yaitu : Sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris (tingkat pemula). Diantaranya yang menduduki jabatan sekretaris yunior adalah mereka yang baru menyelesaikan pendidikan ketrampilan sekretaris dan belum pernah bekerja.

2.      Senior Secretary (Sekretaris Senior)

Yaitu : Sekretaris yang memiliki pengalaman kerja. Mereka dapat melaksanakan tugas tanpa bimbingan orang lain.

Peran Sekretaris berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi

Sekretaris yang sudah mengikuti pendidikan yang khusus dalam bidang-bidang masing-masing, seperti sekretaris dalam bidang kedokteran (Medicaal Secretary), bidang hukum (legal secretary), akuntansi (accounting secretary) dan bidang teknik ( Technical secretary).

Membuat Daftar Perjalanan Dinas

Daftar Perjalanan adalah Suatu daftar rincian perjalanan yang diawali dari hari, tanggal dan jam pemberangkatan sampai tujuan bahkan jam tiba dan kota-kota yang akan dilalui.

Daftar perjalanan disusun rangkap 4, diberikan kepada:

1.    Pimpinan

2.    Keluarga

3.    Teman  sejawat/Wakil

4.    Sekretaris

Tujuannya untuk mengetahui bahwa pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas pimpinan

Dokumen perjalanan yang harus disiapkan oleh sekretaris adalah :

a. Surat Perintah (Surat Tugas Jalan)

Surat ini dikeluarkan oleh perusahaan atau kantor-kantor pemerintah yang bersangkutan. Untuk dapat melakukan perjalanan dinas, pegawai atau pimpnan yang bersangkutan harus mendapat Purat Perintah b. b. Perjalanan Dinas (SPPD) dari pejabat yang berwenang.

Berdasarkan surat ini, sekretaris mengetahui pimpinannya atau karyawan biasa yang akan mengadakan perjalanan dinas, kemana tujuannya dan persiapan apa yang perlu dilakukan

            1. Perencaaan

1. Pengertian Perencanaan

Apa itu perencanaan? Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu.

Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas.

1)      Perencanaan meliputi tiga kategori

a)      Perencanaan jangka panjang (long term plan).

b)      Perencanaan jangka menengah (medium term  plan).

c)      Perencanaan jangka pendek (short term plan).

2)      Proses perencanaan

a)      Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas.

b)      Menentukan alternatif.

c)      Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.

d)     Menentukan organisasi, metode, dan prosedur.

e)      Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.

Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut.

a)      Kegiatan apa yang harus dilakukan?

b)      Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?

c)      Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?

d)     Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti?

e)      Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan?

Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut.

a)      Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti.

b)      Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan.

c)      Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur.

d)     Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama.

e)      Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan.

f)       Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak.

2. Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan

Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut.

1)      Jelas/masuk akal (rasional)

Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description pimpinan.

2)      Sederhana ( simple)

Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan.

3)      Luwes (fleksibel)

Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu.

4)      Mencakup kegiatan yang menyeluruh (comprehensive)

Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description.

5)      Berkesinambungan/terus-menerus (continue)

Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus (continue).

            Pengorganisasian

1. Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

2. Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut.

1)      Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan.

2)      Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

3)      Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara.

4)      Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.

            Pengkoordinasian

Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain.

            Pengawasan

Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.

Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan.                    

2. Mengidentifikasi serta Membuat Jadwal Pimpinan

 Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut.

1.   Menandatangani surat.

2.   Membaca surat masuk.

3.   Membaca laporan.

4.   Menyusun laporan.

5.   Menerima telepon dan menelepon.

6.   Menerima tamu.

7.   Memimpin rapat.

8.   Mengadakan perjalanan dinas.

9.   Mengadakan kegiatan “Meeting”.

10. Melakukan Kegiatan sosial.